Hitta rätt stöd hos revisorn

De nya standarderna för miljö- och kvalitetsledning är här. De flesta organisationer går över till de moderniserade versionerna av ISO 14001 och ISO 9001 när det är dags för omcertifiering. Revisionerna, både de interna och de externa, innebär en chans att vässa verksamheten.

Vart tredje år är det dags för omcertifiering. Marcus Ihre, chef för Miljö- och hållbarhet på SIS, råder alla att planera i god tid inför nästa certifiering enligt de nya ledningssystemstandarderna:

– Börja med en gap-analys, alltså en analys av nuläget i relation till kraven i de nya standarderna.  Planera sedan in datum för övergången anpassat efter när de nuvarande certifikaten går ut. Ett råd till dem som påbörjar anpassningen till de nya standarderna är att börja med att se över sin omvärldsbevakning, enligt Marcus Ihre.

– Det är ett av de områden där de nya ledningssystemstandarderna har helt nya krav, för vissa organisationer innebär det att nya rutiner för strukturerad omvärldsbevakning behövs, säger han.

Men när det egna arbetet med anpassningen är gjord och revisorn väl är på väg, är det då dags att våndas inför eventuella avvikelser? Nej, Marcus Ihre förespråkar en annan infallsvinkel. 

– Det finns en formulering som går ut på att `man ska älska sina avvikelser´. Det är ett slitet uttryck men naturligtvis ska man se revisionen som en möjlighet att få hjälp att se vad som går att förbättra, säger han.  

Anita Lindholm, revisionsledare och ansvarig för ISO 9001 på certifieringsföretaget SP Certifiering, betonar att rollen som revisor har förändrats under de senaste decennierna. 

– Det behöver naturligtvis finnas inslag av kontroll i revisionen, men vårt arbete handlar dessutom om att kunna bidra med förslag till förbättringar. I vårt uppdrag ingår att hantera den balansgången: vi kan vara pådrivare i förbättringsarbetet även om vi inte får fungera som konsulter.

Men hur lika – eller olika – jobbar olika revisorer? Det finns skillnader även om det övergripande ramverket är detsamma, enligt Anita Lindholm. Hon är sammankallande i kommittén för ISO 9001 inom SWETIC, Swedish Association for Testing, Inspection and Certification, och arbetar alltså även med branschövergripande frågor.

– Vi revisorer är förstås olika som individer och har med oss olika erfarenheter. Det innebär att olika revisorer i någon mån kan ha olika käpphästar, men i stort ska vi göra likartade bedömningar. Om man väljer ett certifieringsföretag som är ackrediterat hos Swedac så innebär det bland annat att det görs återkommande och opartiska kontroller av till exempel personalens kompetens. Det gäller även för de nya standarderna där kraven på revisorerna är högre, säger hon.

Att sedan alla revisorer inte arbetar exakt likadant kan vara en fördel för en uppdragsgivare.

– Det kan vara en fördel att byta revisor efter några år. En viss kontinuitet är bra, men efter några år kan det vara bra att få in någon som tittar med nya ögon på verksamheten.  Det innebär inte att man behöver byta certifieringsföretag om man är nöjd med det man har. Däremot kan det vara bra att förnya vem eller vilka som utför revisionen, säger Anita Lindholm.