Mål låter enkelt – men tänk ett extra varv innan du sätter dem

Sätt mål. Se till att de är mätbara och realistiska. Ibland låter det nästan banalt enkelt när diskussioner handlar om att sätta mål. Men Marcus Ihre, projektledare på SIS, varnar för att låta det gå för fort i diskussioner om mål. Olika typer av mål passar för olika organisationer.

Många känner till akronymen SMART när det gäller mål. Alltså att mål ska vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidssatta. Men det räcker inte att tänka så.
– Det är bra att arbeta med målsättningar om man gör hela sin hemläxa. Det krävs ett stort förarbete och ett efterarbete, säger Marcus Ihre.

Han ger ett skräckexempel.
– Om en politiker säger att kommunen har som mål att lägga 300 miljoner kronor extra till en viss verksamhet, låter det kanske bra. Men vad är det man vill uppnå? Vad ska de 300 miljoner kronorna leda till?

Standarder för ledningssystem slår ofta fast att arbetet med mål ska vara strukturerat och att arbetet ska utvärderas. Men det finns inga krav på att målen ska sättas på ett visst sätt. Det är möjligt att arbeta med allt från aktivitets- till effektmål, från kvantitativa mål till kvalitativa mål, och det är viktigt att fundera över vilka typer av mål som är fungerar bäst. Olika typer av mål passar för olika organisationer och olika situationer, konstaterar Marcus Ihre.

– Ibland kanske man inte ska ha så många mål, utan istället komplettera med en värdegrund eller en kompassriktning, säger han.
– Jag tror att det är bra med ett öppet förhållningssätt. Alla organisationer behöver inte basera sitt förändringsarbete helt på mål.

Han tycker också att det är bra att ha ett flexibelt förhållningssätt om man inte når de uppsatta målen.
– Det viktigaste är inte alltid att nå målen, utan att verkligen förstå sambanden mellan det arbete man gör och de effekter det får. Om man inte når målen kan man se det som en möjlighet att bättre förstå sambanden och att anpassa sina insatser, säger han.

Grundläggande när det gäller att sätta mål är att göra en ordentlig analys och att fråga sig ”varför gör vi det här?” och ”vad är det yttersta syftet?”, påminner Marcus Ihre.

En vanlig fallgrop är att målsättningarna stannar vid aktivitetsmål, konstaterar han. Ett exempel är en kommun som arbetar med bullerplank längs en motorväg. Målet kan då vara att sätta upp 300 meter bullerplank. Går man ett steg längre så sätter man upp ett kvantitativt mål för att antalet uppmätta decibel ska minska med 25 procent i radhusen bakom bullerplanket.

– Men om syftet är att minska trafikstörningen för de boende kanske man ska komplettera uppföljningen och mäta deras upplevelse av förändringen istället, alltså en kvalitativ studie, säger Marcus Ihre.

I arbetet med mål går det förstås inte att glömma indikatorerna, alltså en parameter som har en relation till de mål man har satt upp.
– Man måste kartlägga orsakssambanden. Ofta är det fler faktorer som påverkar resultatet än just den indikator som man valt ut och ibland visar sig indikatorn vara direkt missvisande. Det gäller att inte springa för fort, säger han.

Praktiska råd för att sätta mål

• Lägg tid på att analysera förutsättningarna innan du sätter målen. Gör en prognos för vad som kommer att hända och relatera målen till detta.

• Realistiska mål är bra, men de får inte vara så realistiska att det inte krävs någon ansträngning för att nå dem.

• Målen ska självklart vara relevanta och vetenskapligt korrekta, men se till så att de också är kommunicerbara. Målen ska gå att kommunicera både internt och externt.

• Se till att målen går att bryta ner på olika nivåer i organisationen, ända ner till nivån där det blir personliga mål.

• Ta det inte alltför hårt om ni inte når målen. Se det på samma sätt som en revision, en avvikelse kan vara en möjlighet. Det är ett tillfälle att justera delar av verksamheten.

• Det är inget självändamål att sätta mål på allt man vill uppnå. Fundera över om det passar organisationen att, som komplement, arbeta med värdegrunder som en kompassriktning.

Smarta mål

Under flera decennier har förkortningen SMART använts som ett stöd av många som arbetar med att sätta mål. Ordet SMART är en akronym, bokstäverna representerar alltså begynnelsebokstäverna i de orde som ingår.

Specifikt – betyder att målet ska vara konkret och tydligt. Sätt alltså inte allmänna mål om exempelvis bättre försäljning, var specifik. Inom vilket område, hur mycket?
Mätbart – betyder att målet ska gå att mäta och utvärdera, så att ni vet om ni nått målet eller inte.
Accepterat – betyder att målet ska kunna accepteras inom organisationen.
Realistiskt – betyder att det ska finnas en rimlig möjlighet att uppnå målet.
Tidsbundet – betyder att det ska finnas en tidpunkt när målet ska vara uppnått.

Text: Susanne Rydell