Skolverket rekommenderar att alla skolsystemsleverantörer följer SS 12000, det standardiserade gränssnittet för informationsutbyte mellan skolans verksamhetsprocesser. Skolan behöver dock bli bättre på att upphandla enligt standarden och säkerställa att leverantörerna följer kraven fullt ut.

I år tvingas många skolor spara in på sina verksamheter, samtidigt finns möjlighet att spara stora belopp på att digitalisera administrationen. För att det ska bli effektivt, krävs dock att alla system, från grund- till vuxenutbildningen, pratar med varandra. Det är här SS 12000 kommer in – det standardiserade gränssnittet för informationsutbyte mellan skolans verksamhetsprocesser.

– Om alla följer Skolverkets rekommendation och använder SS 12000 fullt ut så kan system kommunicera med varandra. Då kan vi uppnå riktigt stora vinster med skolans digitalisering, säger Hanna Axelsson, projektledare i SIS kommitté för informationshantering inom utbildningssektorn.

Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, tittar just nu på om det går att förbättra möjligheterna att effektivisera betygshanteringen, genom att identifiera rättsliga hinder för digitalisering. Enligt tidsstudier utförda i kommuner kan landets skolor kunna spara resurser på att slippa det manuella arbetet med att skriva ut, signera, arkivera och ge support vid behov av betygskopior.

– Det är viktigt att skolan har möjlighet att lägga sina resurser på rätt saker. Idag är det fullt möjligt att få till en helt digital betygsprocess, från att uppgifterna hämtas in till att betygen signeras och lagras i ett lättåtkomligt e-arkiv, säger Esbjörn Grandalen på Documaster.

Skolan behöver säkerställa tillgång till all data

Kommuner och fristående skolhuvudmän måste dock upphandla nya system med jämna mellanrum. Ibland upptäcker de då att skolan inte har tillgång till all data, trots att de trott sig ha en lösning som följer SS 12000. I värsta fall tvingas skolans huvudman ha dubbla licenser, om all data inte kan migreras från det första systemet.

– Det borde vara självklart att kunden alltid äger rätten till sin data. Kommuner och fristående skolhuvudmän behöver bli bättre på att kravställa enligt SS 12000 och säkerställa att leverantörerna följer kraven fullt ut.

Esbjörn Grandalen har själv arbetat som utvecklingschef i en kommun och vet konsekvenserna av att inte få tillgång till den information som krävs av en leverantör. Idag är han också engagerad i standardiseringsarbetet, för att bidra till utvecklingen av SS 12000 samt att den används.

– Vi blir mer trovärdiga i dialogen med våra kunder, när vi är med och bidrar till standardutvecklingen. Det ligger i allas intresse att SS 12000 används fullt ut. Den bidrar till att skapa möjligheter för skolhuvudmän att digitalisera sina processer och därmed skapa effektiviseringar och besparingar. Sett ur ett leverantörsperspektiv uppstår också nya affärsmöjligheter, säger Esbjörn Grandalen.

Vill du veta mer om standardiseringen kopplad till informationshantering inom utbildningssektorn? Kontakta Hanna Axelsson, projektledare på SIS.